Le logiciel Asclépios III au cœur du circuit des chimiothérapies au Centre Hospitalier de Saint-Quentin

Le CH de Saint-Quentin utilise le logiciel Asclépios de Coachis Santé (Groupe Alma) depuis plus de 10 ans pour gérer le circuit des chimiothérapies. Egalement utilisé par les CH de Chauny et Péronne, deux établissements donneurs d’ordre, Asclépios est une brique métier essentielle dans le système d’information de l’hôpital et du territoire de Santé (GHT). Simon Routier, pharmacien hospitalier référent de l’unité de reconstitution centralisée des cytotoxiques (URCC), témoigne de l’utilisation au quotidien du logiciel et des projets dans lesquels ce dernier est impliqué.

Avec une capacité d’environ 1 000 lits, le Centre Hospitalier de Saint-Quentin est l’établissement pivot du territoire de Santé Aisne Nord Haute Somme. A ce titre il est en collaboration constante avec les autres structures sanitaires du territoire. L’hôpital de jour de cancérologie couvre à peu près toutes les spécialités : hématologie, pneumologie, gastrologie oncologie générale, etc. L’unité de reconstitution centralisée des cytotoxiques (URCC) agrandie il y a deux ans permet de préparer les traitements de chimiothérapie sur place dans les meilleurs délais. Le CH de Saint-Quentin réalise les préparations pour ses propres besoins mais aussi pour deux autres centres hospitaliers du territoire avec lesquels il a conclu des conventions : le CH de Péronne depuis 2010 et le CH de Chauny depuis janvier 2016.

“Nous réalisons annuellement 15 à 16 000 préparations pour Saint-Quentin et 200 pour Péronne, auxquelles s’ajoutent environ 2 500 préparations pour Chauny”, précise Simon Routier. “Une zone à atmosphère contrôlée et deux isolateurs sont dédiés à cette activité dans notre PUI, qui emploie deux pharmaciens et quatre préparateurs.”

Un établissement utilisateur de longue date bénéficiant du nouvel Asclépios III – web

Pour gérer le circuit des chimiothérapies, le CH de Saint-Quentin utilise le logiciel Asclépios de Coachis Santé depuis 2005. Le passage d’Asclépios II à Asclépios III, la version “100% web” à l’ergonomie complétement revue et enrichie de nombreuses nouvelles fonctionnalités, s’est opéré début 2014 après une reprise exhaustive et automatisée des données (protocoles, produits, prescriptions, historiques patient, etc.). Le CH de Saint-Quentin exploite aujourd’hui le logiciel de manière complète et intensive sur la base d’une configuration permettant 40 connexions simultanées. Plus de soixante personnes (médecins, pharmaciens, préparateurs, infirmiers) sur les trois sites utilisent Asclépios de façon régulière ou occasionnelle.

“Le passage de la version II à la version III a constitué une opportunité pour revoir les protocoles et y intégrer les pré médications. Des progrès ont été faits sur l’ergonomie avec l’apparition de nouvelles fonctionnalités comme par exemple l’ajustement automatique des volumes de préparation. De même sur la sécurité, avec une meilleure gestion des alertes, et sur les fonctions de gestion avec entre autres la disponibilité d’un tableau de bord de l’activité. Asclépios III est agréable à utiliser au quotidien, l’outil est sûr et correspond bien à nos pratiques. Les prescripteurs en sont également satisfaits”, résume Simon Routier.

Multi-établissements au service des GHT et interopérabilité avec le DPI

Le logiciel accompagne plusieurs évolutions importantes au sein du CH Saint-Quentin, à commencer par la gestion des préparations pour les établissements donneurs d’ordre grâce au module “multi-établissements”. “A Chauny et Péronne, les médecins réalisent la prescription informatisée avec Asclépios, le pharmacien hospitalier la valide, puis elle nous est transmise via une liaison sécurisée à Saint-Quentin où nous préparons, contrôlons et livrons les préparations” explique Simon Routier. “Toutes les étapes sont tracées en temps réel dans Asclépios”.

L’interopérabilité avec le DPI est également une fonction majeure de la version III d’Asclépios. Le DPI Orbis est actuellement en plein déploiement au CH de Saint-Quentin. Il n’a pas encore été mis en route au sein de l’hôpital de jour de cancérologie, ni en oncologie ou en hématologie, cependant l’interface avec Asclépios III est déjà opérationnelle et devrait être mise en service en juin. Depuis Orbis on lance Asclépios III dans le contexte du patient concerné et avec l’identifiant et les droits de l’utilisateur connecté. C’est un gain de temps et une sécurité pour l’identito-vigilance. En retour, les comptes rendus des séances et cures de chimiothérapie sont exportés vers Orbis.

Une R&D dynamique et à l’écoute

Par ailleurs la version 3.0 d’Asclépios III, qui comporte des évolutions fonctionnelles notables, sera prochainement mise en service au CH de Saint-Quentin. Simon Routier prévoit qu’elle apportera encore du confort à l’utilisation et des réponses à certaines nouvelles pratiques. La possibilité d’interfaçage avec des dispositifs de contrôle qualité par vidéo (Drugcam), par spectrophotométrie (QCPrep) ou par gravimétrie (balance électronique) sont également des fonctionnalités qui l’intéressent à moyen terme.

Simon Routier envisage également d’utiliser Asclépios III pour justifier les prescriptions de médicaments hors GHS dans le cadre du “contrat de bon usage” dans lequel le CH de Saint-Quentin est engagé. “C’est toujours difficile de le faire a posteriori. Une réflexion est en cours pour mettre en place la traçabilité de l’indication au moment de la prescription de molécules facturées en sus de la tarification à l’activité.”

L’écoute dont fait preuve l’équipe Coachis Santé et la capacité de l’éditeur à répondre aux attentes métier et organisationnelles des utilisateurs sont perçues très positivement par Simon Routier : “Le support est disponible et répond de manière très réactive à mes questions. J’envoie régulièrement des propositions d’amélioration accompagnées de captures d’écran et j’apprécie qu’elles soient prises en compte et intégrées dans les prochaines versions. C’est bien que le logiciel s’adapte ainsi à l’utilisateur.”

Objectif dématérialisation totale

Un autre objectif du CH de Saint-Quentin est de dématérialiser complètement le circuit des chimiothérapies. Il l’est déjà en grande partie via Asclépios III : prescription, validation pharmaceutique, livraison des préparations dans les établissements donneurs d’ordre, dispensation dans les services de soins puis administration par le soignant. Le double contrôle des préparations et la traçabilité des lots ne sont pas encore informatisés : les préparatrices impriment une fiche de préparation sur laquelle elles notent leur contrôle et qu’elles archivent ensuite. “Nous aimerions aller encore plus loin et ne plus utiliser du tout de papier, mais cela implique de repenser plus globalement notre organisation” explique Simon Routier, “la facturation et la gestion de stocks utilisent ce support papier. La gestion des reliquats pourrait être réalisée avec Asclépios, or nous utilisons actuellement un autre logiciel pour cela en corrélation avec le déstockage et la facturation… Nous avons cependant bien avancé dans l’optimisation de nos processus en chimiothérapie et Asclépios y contribue largement.”

La dématérialisation totale impliquerait également que le logiciel gère les écrans installés dans les isolateurs pour diffuser la préparation, afin de ne plus utiliser de support papier. Pour qu’il aboutisse, ce projet devra s’appuyer sur un outil spécifique dédié au préparateur, avec une interface simplifiée et tactile. Cette évolution est en phase d’analyse chez Coachis Santé.

Dans ce contexte, le rapprochement de Coachis Santé au sein du groupe Alma avec Accoss, éditeur du logiciel de préparatoire en pharmacie BP’Prep, prend tout son sens. Les synergies induites vont en effet permettre à Asclépios III de bénéficier de nouveaux moyens et du savoir-faire de BP’Prep sur l’informatisation du processus des préparations magistrales.

Le rendez-vous annuel du Club Utilisateur qui s’est tenu à Paris le 2 juin a d’ailleurs réuni tous les utilisateurs des logiciels du groupe Alma pour le circuit des préparations stériles et non stériles à l’hôpital. L’occasion pour les clients dynamiques et moteurs comme le CH de Saint-Quentin, représenté par Simon Routier, de participer aux évolutions d’Asclépios III tout en élargissant leur vision des solutions offertes par l’éditeur.