Avec ALMA, un accompagnement à la carte autour de Cristal-Net pour le GHM

Le Groupe Hospitalier Mutualiste de Grenoble est un utilisateur de longue date du Système d’Information Hospitalier Cristal-Net, qui couvre quasiment tous les services de l’établissement. En 2012, le GHM a fait appel à ALMA pour assurer un ensemble de prestations à la demande autour du logiciel : formation, paramétrage, migration, interfaçage… Retour sur ce partenariat fructueux avec Grégory Morin, chef de projet informatique au GHM.

Le Groupe Hospitalier Mutualiste de Grenoble est un Établissement de Santé Privé d’Intérêt Collectif (ESPIC) à but non lucratif participant au service public hospitalier. Il offre plus de 450 lits et places de médecine, chirurgie, maternité / obstétrique, urgences, cancérologie, soins de suite et de réadaptation. Doté d’un plateau technique performant, l’établissement dispose de services transversaux reconnus (institut de cardiologie, unité d’évaluation et de traitement de la douleur, équipe mobile de gériatrie, laboratoire, etc.).

Cristal-Net est utilisée au GHM depuis 2007. Les deux-tiers de la clinique furent équipés dès les deux premiers années et la suite logicielle couvre aujourd’hui tous les services du GHM sauf le bloc opératoire. Le déploiement s’est terminé en 2012 par la chirurgie et la médecine libérale. C’est dans le cadre de ce dernier volet que le GHM a fait appel à ALMA pour de la formation et de l’accompagnement autour de Cristal-Net.

Un accompagnement technique et fonctionnel

«Nous connaissions ALMA qui intervenait en prestation sur notre infrastructure informatique», explique Grégory Morin, chef de projet informatique en charge notamment des applicatifs médicaux. « Nous avons appris qu’ALMA était intégrateur Cristal-Net dans son département Santé et comme nous avions pu apprécier leurs compétences techniques, nous avons choisi de travailler avec eux. L’excellente connaissance des modules de Cristal-Net par les équipes d’ALMA nous a permis de revoir nos paramétrages pour mieux s’adapter au besoin des utilisateurs. » Les formations dispensées par ALMA ont concerné principalement le module de prescription (Opium), le dossier médical (DMC) et le dossier de spécialités (Gulper), soient les derniers modules déployés en chirurgie libérale, impliquant une centaine de médecins. ALMA est également intervenue en accompagnement sur le dossier infirmier.

« Nous avons eu de bons retours des praticiens formés. Le contexte était difficile pour les formateurs, notamment pour s’adapter aux contraintes de disponibilité des médecins libéraux lors des ateliers de formation, mais ils se sont bien adaptés. Ils sont ensuite allés sur le terrain, avec des horaires un peu décalés pour l’accompagnement au démarrage dans les services », rapporte Grégory Morin.

Une prestation décisive lors du changement de GAM

En 2014 le GHM a décidé de remplacer son outil de Gestion Administrative des Malades (GAM), sachant que cette évolution impliquerait un changement de structure hospitalière. Le GHM a donc posé comme pré-requis que le remplacement soit transparent pour les utilisateurs et que les référents n’aient pas à re-paramétrer Cristal-Net. Pour cela le GHM a souhaité être accompagné par ALMA en raison de sa bonne connaissance du logiciel.

Le projet qui a nécessité une grande rigueur (le changement de GAM devait impérativement être effectif le 1er janvier 2015) s’est déroulé en cinq étapes pour ALMA : recensement du paramétrage à reprendre ; reprise du paramétrage de façon automatique et rédaction de la road-map du projet (avant la bascule, pendant la bascule, après la bascule) ; bascule à blanc puis réajustement des scripts et du plan d’actions ; bascule le 1er janvier avec assistance sur site et réajustement en temps réel ; opérations de consolidation après plusieurs mois de fonctionnement.

En ce moment, ALMA finalise une interface pour le livret pharmaceutique entre Cristal-Net entre la gestion économique et financière de la nouvelle GAM Sigems. ALMA intervient également sur le paramétrage des échanges dématérialisés de courrier « Zepra » (Zéro échange papier en Rhône-Alpes) entre le GHM et les médecins correspondants. Ce dispositif sera prochainement opérationnel dans le sens médecins / GHM et permettra l’intégration directe du courrier dans le dossier du patient (l’envoi de données du GHM vers les médecins fonctionne déjà depuis un an).

ALMA supplée avec beaucoup de flexibilité les ressources internes du GHM autour de Cristal-Net. « C’est un contrat ‘’à la carte’’, nous sollicitons ALMA à la demande en fonction de nos besoins. Nous faisons également appel à eux une ou deux fois par an pour les migrations, dont la mise en production s’effectue de nuiALMAt. Au-delà des compétences propres des intervenants d’ALMA, que nous connaissons bien, la proximité facilite ce travail. Nous sommes très satisfaits des prestations d’ALMA et de notre relation avec l’équipe. J’espère que nous ferons de nouveau appel aux services d’ALMA dans le cadre du déploiement d’Easily, en tant qu’intégrateur confirmé. »

Cap sur Easily

En effet, le GHM a déjà une bonne visibilité sur le projet Easily dans la continuité de Cristal-Net. L’objectif en 2016 est d’estimer la charge de travail pour le déploiement des modules d’Easily afin de retrouver le même niveau de fonctionnalités qu’aujourd’hui : agendas, dossier médical, dossier infirmier, prescription, livret pharmaceutique, biologie, portail patient, dossier d’imagerie, dossier transfusionnel, toutes les interfaces associées ainsi que les modules de chimiothérapie et des urgences. La charge que le GHM ne pourra absorber en interne déterminera le niveau de prestations externes.

La feuille de route prévoit de démarrer par le dossier médical et les agendas en janvier 2017 sur des services pilotes ; en parallèle, de consolider les interfaces et de paramétrer la prescription et le livret pour mettre en place le circuit du médicament avec la prescription et le dossier infirmier en janvier 2018, pour terminer au premier trimestre 2019 avec l’oncologie. Le GHM est en contact étroit avec le GIE Hopsis pour planifier ce déploiement.

« Une présentation générale d’Easily est prévu au GHM en novembre 2016, mais si les personnes du GHM sont encore rares à avoir vu Easily, nous avons eu de bons retours de médecins des HCL et des CHU de Reims et de Saint-Etienne » se réjouit Grégory Morin. « Le médecin anesthésiste réanimateur et le pharmacien qui ont été intégrés à notre groupe projet vont nous aider à faire le lien avec les autres praticiens et à promouvoir la solution en attendant la migration. » Nul doute qu’ALMA saura encore assister le GHM tout au long de ce projet structurant et de longue haleine.